Podklady pro stanovení daně ze závislé činnosti a ochrana osobních údajů

Finanční správa vydala 29.6.2018 Sdělení pro plátce daně ze závislé činnosti v souvislosti s GDPR, podle kterého nepotřebuje zaměstnavatel od zaměstnanců souhlas k uchovávání podkladů, kterými je prokazován nárok na uplatnění nezdanitelných částí základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění na dítě.

Doklady, kterými zaměstnanec prokazuje uvedené skutečnosti jsou uvedeny v § 38l zákona o daních z příjmů – např. tedy potvrzením školy o studiu zletilého dítěte, na které zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění na dítě. Podle sdělení je uschování kopie dokladu uvedeného v § 38l (např. tedy uvedeného potvrzení školy) zpracováním uvedených dat na základě zákona, ke kterému není třeba souhlasu zaměstnance.

Sdělení upozorňuje na to, že úschovu dokladů resp. jejich kopií lze považovat za zpracování dat na základě zákona pouze v rozsahu, který je zákonem o daních z příjmů vyžadován. Pokud doklad obsahuje údaje nad rámec údajů vyžadovaných zákonem, doporučuje sdělení tyto údaje při kopírování zakrýt. Toto může být z praktického hlediska značně problematické – např. nezdanitelnou část základu daně na doplňkové penzijní spoření zaměstnanec prokazuje smlouvou o doplňkovém penzijním spoření a rozlišit a je velký problém rozlišit, které pasáže smlouvy pro prokázání nároku jsou nutné a které nikoli.

Sdělení se vůbec nezabývá otázkou doby, po které je uschování dokladů vyžadováno zákonem. Pravděpodobně je to z důvodu, že obecná tříletá lhůta pro doměření daně podle § 148 doměření daně se v některých případech prolamuje a pro případ spáchání daňového trestného činu je časově neomezená.